Écrire ses courriels avec l’IA : relancer, déplacer un rendez-vous et refuser

Vous savez ce que vous voulez dire, mais votre courriel finit par sembler trop sec, trop rempli d’excuses ou beaucoup plus long que nécessaire. Une conversation avec une IA peut vous aider à transformer quelques notes simples en un message que vous auriez envie d’envoyer. Pour suivre ce guide, il suffit de saisir ou de coller du texte dans un outil de conversation avec une IA que vous êtes autorisé à utiliser. Aucun fichier à envoyer ni aucune fonction payante ne sont nécessaires.

Décidez à qui vous écrivez et ce que vous attendez

Choisissez un courriel et un objectif principal. Vous voulez peut-être demander où en est une tâche, déplacer un rendez-vous ou refuser une invitation. Avant d’ouvrir la conversation, terminez cette phrase : « Après avoir lu ce message, j’aimerais que la personne… » Une suite utile serait « me dise quand l’affiche sera prête ». « Comprenne tout ce qui s’est passé » est plus difficile à transformer en une demande claire.

Précisez ensuite à qui vous écrivez et quelle est votre relation avec cette personne. Un message à quelqu’un avec qui vous faites du bénévolat peut avoir un ton différent d’un premier courriel à un professeur. Dites à l’IA comment vous vous adressez habituellement à cette personne. Si vous ignorez son nom ou son titre, demandez-lui ou consultez le message d’origine, au lieu de laisser l’IA inventer.

Donnez les faits et le ton souhaité

Notez uniquement les renseignements dont la personne a besoin : ce dont vous avez parlé, les dates que vous connaissez, ce que vous souhaitez maintenant et pourquoi c’est important. Des notes prises rapidement suffisent. Vous n’avez pas besoin de les rédiger joliment avant de demander de l’aide.

Nous utiliserons cette situation fictive tout au long du guide :

• Vous vous appelez Alex. Avec Maya, vous participez bénévolement à l’organisation d’un échange de livres dans le quartier.
• Le 10 juin, Maya a dit qu’elle enverrait une première version de l’affiche au plus tard le 12 juin. Nous sommes le 14 juin et vous ne l’avez pas reçue.
• Vous prévoyez d’imprimer les affiches le 17 juin et vous avez besoin de cette première version au plus tard le 16 juin.
• Vous voulez savoir où elle en est et si le 16 juin est possible. Vous souhaitez un ton aimable et direct, sans faire de reproches à Maya.

Ne donnez que les faits que vous connaissez. « La première version n’est pas arrivée » est un fait ; « Maya a oublié » est une supposition. Laissez de côté les détails personnels sans rapport avec le sujet. Si vous avez un doute sur une date, vérifiez-la ou demandez à l’IA de vous poser la question avant de rédiger.

Demandez un premier brouillon

Collez vos notes avec une demande précise. Vous pouvez copier le texte suivant pour essayer l’exemple fictif, puis remplacer les noms et les faits par ceux de votre propre courriel :

Rédige un courriel d’Alex à Maya, une autre bénévole qui aide à organiser un échange de livres dans le quartier. Le 10 juin, Maya a dit qu’elle enverrait une première version de l’affiche au plus tard le 12 juin. Nous sommes le 14 juin et je ne l’ai pas reçue. Nous prévoyons d’imprimer les affiches le 17 juin, donc j’ai besoin de la première version au plus tard le 16 juin. Demande où elle en est et si elle peut l’envoyer d’ici le 16 juin. Utilise un ton aimable et direct et environ 80 mots. Ajoute un objet qui indique clairement le sujet. Ne suppose pas la raison du retard et n’ajoute pas de promesses. S’il manque un renseignement essentiel, pose-moi la question au lieu de l’inventer.

Voici un brouillon possible :

Objet : Première version de l’affiche pour l’échange de livres

Bonjour Maya,

Je reviens vers toi au sujet de la première version de l’affiche que tu pensais envoyer d’ici le 12 juin. Peux-tu me dire où tu en es ? Nous prévoyons d’imprimer les affiches le 17 juin : la recevoir d’ici le 16 nous permettrait de garder ce programme. Dis-moi si tu peux l’envoyer pour cette date, ou quand tu penses qu’elle sera prête.

Merci pour ton aide, Alex

C’est un exemple de formulation, pas un message qui a été envoyé ni une promesse que Maya répondra. Remarquez que le texte lui donne une question claire à laquelle répondre.

Demandez une seule modification précise

Lisez le brouillon et choisissez ce qui vous gêne le plus. « Améliore-le » donne peu d’indications à l’IA. Demander une introduction plus courte ou une question plus directe permet de mieux faire comprendre la modification souhaitée.

Pour cet exemple, vous pourriez poursuivre dans la même conversation avec ce message :

Rends la demande principale plus directe. Garde le ton aimable et ne change aucune date.

La demande pourrait devenir :

Peux-tu me confirmer si tu pourras envoyer la première version d’ici le 16 juin ?

Gardez le reste si cela vous convient déjà. Vous n’êtes pas obligé d’accepter un courriel entièrement réécrit. Si l’IA ajoute « rien ne presse » alors que vous avez une échéance, supprimez cette formule. Être poli ne signifie pas renoncer à ce dont vous avez besoin. Choisissez des mots que vous emploieriez vous-même : les formules compliquées et les excuses répétées ne sont pas obligatoires et ne rendent pas le texte meilleur à elles seules.

Essayez de déplacer un rendez-vous ou de refuser poliment

La même manière de demander de l’aide convient à d’autres courriels du quotidien. Remplacez les passages entre crochets dans l’un des textes suivants avant de le coller dans la conversation.

Pour déplacer un rendez-vous :

Aide-moi à écrire un courriel à [nom] pour déplacer notre [rendez-vous], prévu le [date et heure initiales]. Je suis disponible [première possibilité] ou [deuxième possibilité]. Ma raison, si je souhaite la donner, est [raison brève]. Demande quelle possibilité convient et précise que le nouvel horaire n’est pas encore confirmé. Écris un message court et aimable. N’invente pas d’autres horaires auxquels je serais disponible.

Pour refuser une invitation ou une demande :

Aide-moi à refuser poliment [invitation ou demande] de [nom]. Je veux dire non clairement et remercier la personne d’avoir pensé à moi. [Ajoute une raison uniquement si tu souhaites la donner.] N’invente pas d’excuse, ne propose pas d’aide ni une autre date, sauf si je te le demande. Utilise un ton chaleureux et naturel.

On peut refuser gentiment sans laisser un « peut-être » qui donne de faux espoirs. Si vous demandez à déplacer un rendez-vous, attendez une réponse avant de considérer le nouvel horaire comme convenu.

Vérifiez les détails et envoyez le message vous-même

Copiez le brouillon dans votre messagerie et relisez-le à cet endroit. Si le ton vous semble encore étrange, lisez-le à voix haute. Modifiez tout ce qui ne vous ressemble pas, même si la phrase est grammaticalement correcte.

Avant de cliquer sur Envoyer, vérifiez les points suivants :

• L’adresse du destinataire, son nom et la formule de salutation sont corrects.
• Toutes les dates et heures correspondent à vos projets réels ; indiquez le fuseau horaire si nécessaire.
• Le courriel demande bien la réponse ou l’action que vous souhaitez vraiment.
• Chaque raison, excuse, proposition ou promesse correspond à ce que vous voulez dire et êtes prêt à assumer.
• L’objet indique le sujet du courriel et votre nom figure à la fin.

Si vous avez encore un doute sur un nom ou une date, renseignez-vous avant d’envoyer. Une fois les détails et la formulation vérifiés, cliquez vous-même sur Envoyer.